Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán để ghi nhận thông tin bán hàng,ữnglưuýkhisửdụnghóađơnđiệntử cung cấp dịch vụ thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Dưới đây là một vài lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn là một trong những bước thực hiện quan trọng để kiểm tra chính xác, hợp pháp hóa đơn điện tử. Hiện nhiều người người nộp thuế vẫn đang có một số băn khoăn liên quan đến việc tra cưú hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp, người nộp thuế truy cập cổng thông tin về hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Tại đây có hai cách thức tra cứu như sau:
Cách 1: Tra cứu thông tin từng hóa đơn
Cách 2: Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán ra.
Bạn nhập thông tin và nhấn tìm kiếm, kiểm tra kết quả.
Trường hợp doanh nghiệp đã được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử thì hệ thống hiển thị kết quả: “Mã số thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123 năm 2020”.
Trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký hoặc chưa được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử thì hệ thống hiển thị: “Mã số thuế chưa sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 năm 2020”.
Nếu không có tài khoản trên hệ thống hóa đơn điện tử, bạn vẫn có thể tra cứu được thông tin hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào trang thông tin điện tử https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn chức năng tra cứu hóa đơn điện tử, nhập đầy đủ chỉ tiêu, mã captcha và nhấn tìm kiếm.
Trường hợp hóa đơn điện tử tìm kiếm hợp lệ thì hệ thống hiển thị kết quả: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”; (riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ hiện thêm “Trạng thái xử lý hoá đơn: Đã cấp mã hóa đơn”.
Trường hợp hóa đơn điện tử tìm kiếm là hóa đơn thay thế/điều chỉnh thì hệ thống hiển thị thêm thông tin: Tính chất hóa đơn; Trạng thái hóa đơn; Thông tin hóa đơn liên quan.
Trường hợp hóa đơn điện tử tìm kiếm không tồn tại thì hệ thống hiển thị: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.
Trường hợp doanh nghiệp, người nộp thuế đã thực hiện đúng các bước lập, và gửi hóa đơn đến hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã, nhưng khi tra cứu lại không có kết quả hiển thị thông tin đối với hóa đơn, tức là hóa đơn đó chưa được cơ quan thuế tiếp nhận.
Nguồn: Tổng cục thuế
Để xử lý trường hợp này, cần liên hệ với tổ chức đang cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để kiểm tra nguyên nhân chưa gửi được hóa đơn đến cơ quan thuế và thực hiện các bước gửi hóa đơn để được hệ thống của cơ quan thuế cấp mã theo quy định.
Cách xử lý hóa đơn có sai sót
Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định cách xử lý hóa đơn có sai sót đối với các trường hợp sau:
Hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót. Hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót.
Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử
Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lưu ý là các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán; các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
